Nebenkostenabrechnung bei der Miete: Wie man sie richtig erstellt und sich gegen Fehler wehrt

Bis wann muss der Vermieter die Abrechnung zustellen?

Die Regeln für wohnungsbezogene Dienstleistungen werden im tschechischen Gesetz Nr. 67/2013 Slg. geregelt. Nach § 7 Abs. 1 muss der Vermieter die tatsächliche Höhe der Kosten und Vorauszahlungen für die einzelnen Dienstleistungen abrechnen und die Abrechnung dem Mieter spätestens innerhalb von 4 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.

Der Abrechnungszeitraum ist in der Praxis meist das Kalenderjahr, also der Zeitraum, der am 31. Dezember endet. Ist dies der Fall, bedeutet die viermonatige Frist, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis Ende April des Folgejahres zugestellt werden muss. Achtung – das Gesetz spricht von Zustellung, nicht nur vom Absenden.

In der Praxis erlebe ich sehr oft, dass Vermieter diese Frist unterschätzen. Dabei hat die Nichteinhaltung reale Folgen: Gemäß § 13 des Gesetzes kann der Mieter vom Vermieter, der die Abrechnung nicht rechtzeitig zustellt, eine Strafe von bis zu 50 CZK für jeden angefangenen Tag des Verzugs verlangen. Die gleiche Sanktion droht, wenn der Vermieter dem Mieter keine Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gewährt oder Einwände nicht rechtzeitig bearbeitet.

Was muss die Abrechnung enthalten?

Die Abrechnung ist nicht nur eine einzige Zahl am Ende. Um gültig und überprüfbar zu sein, muss sie nach § 7 Abs. 2 die tatsächliche Höhe der Dienstleistungskosten, aufgeschlüsselt nach einzelnen Dienstleistungen, zusammen mit der Angabe der Gesamthöhe der erhaltenen monatlichen Vorauszahlungen enthalten. Das Ziel ist, dass aus der Abrechnung die Höhe einer eventuellen Über- oder Unterzahlung klar und nachvollziehbar hervorgeht – der Mieter muss die Möglichkeit haben zu überprüfen, wie der Vermieter auf die Zahlen gekommen ist und nach welchem Schlüssel die Kosten verteilt wurden.

Der Mieter hat nach § 8 Abs. 1 das Recht, den Vermieter innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung schriftlich zur Vorlage der Abrechnungsunterlagen aufzufordern – also zur Vorlage von Belegen, die die Kosten für die einzelnen Dienstleistungen und die Art der Kostenverteilung nachweisen. Der Vermieter muss einer solchen Aufforderung innerhalb von 30 Tagen nach deren Zustellung nachkommen.

Etwaige Überzahlungen und Nachzahlungen werden dann innerhalb der vereinbarten Frist beglichen, spätestens jedoch innerhalb von 4 Monaten nach Zustellung der Abrechnung (§ 7 Abs. 3).

Welche Kosten gehören in die Abrechnung und welche nicht?

Der Vermieter kann nicht alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Wohnung anfallen, in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen. Er darf nur die Kosten für Dienstleistungen (Betriebskosten) ansetzen – und eine Dienstleistung ist nur das, wovon der Mieter einen direkten Nutzen hat.

Das Gesetz Nr. 67/2013 Slg. enthält in § 3 Abs. 1 eine nicht abschließende Aufzählung, wonach zu den Dienstleistungen insbesondere gehören:

• Lieferung von Wärme und zentrale Warmwasserversorgung,
• Wasserversorgung und Abwasserentsorgung,
• Betrieb des Aufzugs,
• Beleuchtung der Gemeinschaftsräume im Haus,
• Reinigung der Gemeinschaftsräume im Haus,
• Abwasserabfuhr und Grubenreinigung,
• Ermöglichung des Empfangs von Radio- und Fernsehsignalen,
• Betrieb und Reinigung von Schornsteinen,
• Müllabfuhr.

Im Gegensatz dazu sind eine Reihe von Kosten, die zwar mit dem Eigentum an der Immobilie zusammenhängen, aber dem Mieter keinen direkten Nutzen bringen, keine Dienstleistungen. Daher gehören beispielsweise nicht in die Abrechnung:

• Beiträge zum Reparaturfonds (fond oprav),
• Vergütungen der Vorstandsmitglieder der Eigentümergemeinschaft (SVJ),
• Gemeinkosten,
• Gebäudeversicherung,
• Hausverwaltungskosten,
• Kosten für Ablesung und Abrechnung,
• Verwaltungskosten.

Diese Kosten gehen zu Lasten des Vermieters als Eigentümer. Das bedeutet jedoch nicht, dass er sie nicht in das Mietverhältnis einfließen lassen kann – ganz im Gegenteil. Diese Posten kann der Vermieter bereits bei Abschluss des Mietvertrags berücksichtigen, und zwar in der Höhe der Miete selbst. Sie können jedoch nicht nachträglich im Rahmen der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Taucht also ein Reparaturfonds oder die Gebäudeversicherung in der Abrechnung auf, ist dies ein Mangel, den der Mieter rügen kann.

Wie kann sich der Mieter gegen eine fehlerhafte Abrechnung wehren?

Entdeckt der Mieter in der Abrechnung einen Fehler – sei es ein falscher Verteilungsschlüssel, nicht berücksichtigte Vorauszahlungen oder eben Kosten, die gar nicht in die Abrechnung gehören – muss er schnell handeln. Das Gesetz gibt ihm für die Verteidigung eine relativ kurze Frist.

Gemäß § 8 Abs. 2 des Gesetzes Nr. 67/2013 Slg. muss der Mieter seine Einwände gegen die Art und den Inhalt der Abrechnung dem Vermieter innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung (oder nach Vorlage der Unterlagen, falls er diese angefordert hat) vorlegen. Erhebt der Mieter innerhalb dieser Frist keine Einwände, gilt gesetzlich automatisch, dass er mit der Art und dem Inhalt der Abrechnung einverstanden ist. Damit verliert er praktisch die Möglichkeit, die Abrechnung später anzufechten. Der Vermieter muss fristgerecht erhobene Einwände innerhalb von 30 Tagen nach deren Vorlage bearbeiten.

Aus der Praxis empfehle ich daher, Einwände immer schriftlich und nachweisbar zu erheben – idealerweise per Einschreiben oder über eine Datenbox (datová schránka). Nur so kann der Mieter im Streitfall beweisen, dass er die Einwände fristgerecht eingereicht hat. In den Einwänden reicht es aus, die betreffende Abrechnung eindeutig zu bezeichnen, die konkreten Mängel zu beschreiben (z. B. dass sie den Reparaturfonds oder die Gebäudeversicherung enthält) und den Vermieter zur Korrektur aufzufordern. Wenn der Vermieter die Einwände nicht bearbeitet oder ihnen nicht zustimmt, empfehle ich, die Angelegenheit weiter mit einem Anwalt zu klären, der das optimale Vorgehen festlegt. Rechtzeitig eingereichte Einwände sind in jedem Fall die absolute Grundlage für eine mögliche künftige Verteidigung.

---

Zusammenfassung: Worauf Sie achten sollten

🚩 4-Monats-Frist: Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung innerhalb von 4 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen – bei einem Kalenderjahr in der Regel also bis Ende April.
🚩 Nur echte Dienstleistungen: In die Abrechnung gehören nur Kosten für Dienstleistungen, von denen der Mieter einen direkten Nutzen hat (z. B. Strom, Heizung, Wasser, Reinigung).
🚩 Was nicht in die Abrechnung gehört: Reparaturfonds, Vergütungen für Vorstandsmitglieder, Gebäudeversicherung, Verwaltungskosten und Gemeinkosten sind keine Dienstleistungen – sie gehen zu Lasten des Vermieters und können nur vorab in der Höhe der Miete berücksichtigt werden.
🚩 Einwände innerhalb von 30 Tagen: Der Mieter muss eine fehlerhafte Abrechnung innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Zustellung anfechten, sonst gilt sie laut Gesetz als genehmigt. Reichen Sie Einwände schriftlich und nachweisbar ein.
🚩 Verzugsstrafe: Bei nicht rechtzeitiger Zustellung der Abrechnung (und bei anderen gesetzlichen Verstößen) kann der Mieter vom Vermieter eine Strafe von bis zu 50 CZK für jeden Tag des Verzugs verlangen.

Ist Ihre Nebenkostenabrechnung kompliziert geworden?

Nebenkostenabrechnungen sind oft technisch und fehleranfällig – egal, ob Sie ein Vermieter sind, der eine unanfechtbare Abrechnung vorlegen möchte, oder ein Mieter, der das Gefühl hat, dass jemand mehr von ihm verlangt, als er sollte. Als auf Immobilien und Mietverhältnisse spezialisierter Anwalt helfe ich Ihnen, die Abrechnung zu prüfen, Einwände zu verfassen oder zu bearbeiten und Sie bei Streitigkeiten über eine Über- oder Nachzahlung zu vertreten.

Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren – je früher, desto besser, da die Fristen in diesem Bereich schnell ablaufen. Kontaktieren Sie mich hier oder informieren Sie sich über meine weiteren Dienstleistungen im Immobilienrecht.